随着美国政府公布对某电子公司的处罚禁令、将某驻美通信科技公司列为出口管制的实体名单,中资企业如何在美国建立合规文化,不仅成为近期法律界的热议焦点,更成为企业工作的重中之重。

美国法律制度繁杂,违规成本很高,加上中资公司不大擅长使用外聘律师,这使得中资公司在美国公司运营面临很大的违规风险。在美国如此复杂的合规环境下,公司管理层不大可能对每项法律都能理解透彻,因此,建立合规流程就显得非常必要了。

首先，公司要找好匹配的合规律师事务所。一般而言,中资公司在美国的合规事项涉及公司法(广义上包括雇佣、海关、税收及白领犯罪法律合规等)、政府监管合规(包括环保、出口管制等)以及移民法合规(包括工作签证及移民签证等)。因此,根据企业实际运营所侧重的业务范围,企业管理者可以考虑聘用一家具备上述四项业务专业知识的律师事务所。

然后，公司管理层在聘用外部合规律师事务所后,应当在企业高管及业务骨干层面,根据企业运营特点,展开系列合规事务的内部培训,建立公司的合规文化。这样的专业培训,不仅让律师可以参与到董事会在重要事项的决策上,而且在关键事务或日常事务中,公司通过律师的备忘录以及律师的邮件回复,获得企业运营行为的法律背书。这样,一旦存在合规问题,公司管理层可以使用外部律师的法律备忘录及邮件确认记录,作为决策行为的护身符,在政府进行合规行为调查时可以聘用出具法律建议的律师事务所,根据备忘录的情况和政府交涉及抗辩。当然,在请求律师提供这样的法律服务时,公司应当如实地把所有背景事实及公司拟进行决策行为的目的如实陈述给律师。

最后，中资公司可以学习当地美国公司的合规管理流程及文化。根据笔者在中美两地多年服务美国企业的经验,大部分美资公司在公司运营层面及重大决策层面,非常依赖外部律师的法律意见。外部律师的工作流程一般是先调查了解公司的运营特点及具体事务的情况,再调研分析所涉及的相关法律法规,然后和公司管理层或业务人员进行访谈、沟通,最后形成书面的法律备忘录,供公司管理层及业务人员参考执行。

总而言之,由于美国政府掌握大量资源,其可以行使自由裁量权对涉嫌违规的企业进行调查和甚至处罚。中资公司可以考虑像多数美国大公司一样,首先在公司内部建立合规手册,确定高管和业务人员的合规流程,确保律师参与到公司日常运营和关键事务决策中,然后定期委托律师对公司合规进行内部调查和培训,出具调查报告及培训记录。这样,在美国政府对公司进行合规调查时,合规手册、外部律师的调查记录、培训记录及法律备忘录通常会把被调查的公司放置于较为有利的位置。更重要的是,律师的多方位介入公司合规流程建设会帮助企业提早发现问题,预防违规事件的发生。